Slimmer incasseren: Hoe woningcorporaties rust en rendement vinden

Voor elke huurder een andere aanpak

Het fundament van effectieve huurincasso software is niet alleen techniek, maar vooral een visie op menselijk gedrag. De filosofie van POM-Mind2Pay is simpel: automatiseer alles wat voorspelbaar is, zodat er tijd overblijft voor de 15% aan huurders die écht hulp nodig hebben.

Rodney legde tijdens het webinar uit dat elke huurder een andere aanpak vereist. Een "nieuwe huurder" heeft bijvoorbeeld extra monitoring nodig in de eerste zes maanden. Wij noemen dit gekscherend het "opvoeden van de puppy". Door er vanaf dag één kort op te zitten, voorkom je dat huurders wennen aan een traag incassoproces en voorkom je dat kleine achterstanden uitgroeien tot problematische schulden.

Wist je dat: Veel corporaties werken nog met Excel-lijsten om betalingsregelingen te controleren. In een modern huurincassoproces wordt dit geautomatiseerd, waardoor de foutmarge naar nul gaat en de efficiëntie omhoog.

Hoe werkt de automatisering?

Een kernpunt van het webinar was de indrukwekkende claim dat circa 85% van de reperterende handelingen geautomatiseerd kan worden. Maar wat houdt dit concreet in?

Binnen POM-Mind2Pay worden alle repeterende taken zoals het dagelijks controleren of een betaling is binnengekomen of dat een afspraak is nagekomen volledig door het systeem afgehandeld. Dit geldt vooral voor huurders die niet in de problematische schulden zitten of dreigen te komen.

Het resultaat? Alleen de 15% van de huurders die écht persoonlijke aandacht nodig hebben, verschijnen op de agenda van de medewerker. Tijdens het webinar werd een krachtig praktijkvoorbeeld gedeeld: bij een corporatie stonden op de eerste dag dat ze met de software werkten 220 mensen op de bellijst voor telefonische aanmaning. Na zes maanden was dit aantal gedaald naar 140. Voor die andere 80 huurders was er inmiddels een duurzame oplossing gevonden, simpelweg omdat er tijd vrijkwam voor het echte gesprek.

De kracht van segmentatie: 14 huurder categorieën

Een van de meest gewaardeerde functies binnen POM-Mind2Pay is de automatische klantclassificatie. Elke nacht analyseert de software het betaalgedrag van de huurders en deelt hen in op basis van 14 verschillende categorieën.

Enkele voorbeelden van deze categorieën:

• De Groene Flow: Voor de uitstekend betalende huurders loopt alles volledig geautomatiseerd. Zij ontvangen vriendelijke herinneringen met een zachte tone-of-voice.

• De Vertrekkende Huurder: Zodra er een einddatum in het bronsysteem (zoals Tobias) verschijnt, wordt de monitoring scherper. Je wilt immers niet dat een huurder vertrekt met een openstaande schuld.

• Huurder met Nazorg: Huurders die uit bewindvoering komen, worden behandeld als nieuwe huurders om hen te helpen weer op eigen benen te staan.

Benieuwd hoe jouw huurdersportefeuille eruitziet in onze software?

Vroegsignalering: te laat voorkomen

In de markt wordt veel gesproken over vroegsignalering, maar Rodney is kritisch: "Vaak is vroegsignalering in de praktijk eigenlijk 'te laat-signalering'". De wet schrijft voor dat we signalen moeten afgeven, maar de echte winst zit in het handelen binnen 30 dagen.

In de huurincasso software van POM-Mind2Pay draait de module vroegsignalering volledig geautomatiseerd over alle flows heen. Hierdoor gaat er geen kostbare tijd verloren aan administratieve vinkjes, maar kan de medewerker direct een huisbezoek inplannen als de situatie daarom vraagt.

Bekijk het volledige webinar terug

Heb je het webinar gemist of wil je nogeens rustig ? Hieronder kun je de volledige opname terugvinden.

Voordelen voor de woningcorporatie en de huurder

Het implementeren van POM-Mind2Pay levert voordelen op drie niveaus op:

1. De huurder: Voelt zich gehoord. Doordat de medewerker meer tijd heeft voor een goed gesprek en huisbezoeken, stijgt de huurdertevredenheid aantoonbaar.
2. De medewerker: Kan eindelijk doen waarvoor hij of zij is aangenomen: huurders helpen. De administratieve last (het "bulk-mailen") verdwijnt.
3. De woningcoproratie: Het openstaand saldo daalt, het aantal deurwaardersdossiers neemt af en de grip op de portefeuille neemt toe. Daarnaast steigt de huurder- en gebruikerstevredenheid!

Wil jij de administratieve druk op jouw team verlagen?

Integratie met Tobias en andere systemen

Een veelgestelde vraag tijdens het webinar ging over de koppeling met bronsystemen zoals Tobias van Aareon. POM-Mind2Pay fungeert als een schil rondom je ERP-systeem. Elke nacht worden alle data gesynchroniseerd en elk uur worden mutaties opgehaald. Hierdoor werk je altijd met actuele gegevens zonder dat je handmatig data hoeft over te zetten.

Ook acties zoals het overdragen van een dossier aan de deurwaarder gebeuren met één druk op de knop, waarbij alle relevante documenten (zoals de WIK-brief en vroegsignaleringscorrespondentie) automatisch worden meegezonden.

Aan de slag: implementatie in 8 weken

Bij POM-Mind2Pay hanteren we een strak implementatieplan van gemiddeld acht weken. Omdat we een strategisch partnership hebben met partijen als Aareon, kunnen we de data-uitwisseling snel en veilig inregelen.

Ben je nog niet helemaal overtuigd? We hebben inmiddels 39 woningcorporaties als klant. Rodney's advies is simpel: "Ga eens kijken bij een collega-corporatie die al met ons werkt. Wij brengen je graag in contact, en stappen er daarna tussenuit zodat je een eerlijk verhaal hoort".

Klaar voor de volgende stap in sociaal incasseren?

Conclusie

‍Huurincasso is meer dan alleen geld innen; het is een essentieel onderdeel van de zorgplicht van een woningcorporatie. Met de juiste huurincasso software transformeer je een proces vol stress en lijstjes naar een gestroomlijnde operatie waar de menselijke maat weer leidend is.

Heb je na het lezen van dit blog nog specifieke vragen over de koppeling met jouw ERP of de werking van vroegsignalering? Laat het ons weten of neem direct contact op met Rodney!